Tips para escribir emails de trabajo en inglés
Hoy en día, con los avances de la tecnología, las personas alrededor del mundo se encuentran cada vez más conectadas, por lo que comunicarse vía email se volvió bastante común, especialmente en el mundo profesional. Esto se debe a que podemos contactar con mayor facilidad a las personas que se encuentran lejos de nuestra ubicación o enviar información importante de manera más rápida y efectiva. Si en tu trabajo debes tratar con clientes y personas de otros países, seguramente tuviste que comunicarte con ellos en inglés. Por eso, en este artículo queremos darte algunos tips para escribir emails de trabajo en inglés de manera exitosa.
Tips para escribir emails de trabajo en inglés
1. Subject – Asunto
Primero que todo debes tomar en cuenta esta sección del email, ya que la barra de asunto le dará a conocer a la persona que quieres contactar, la razón por la que deseas comunicarte con ella. Esto debes escribirlo de manera concisa y directa, expresando claramente el motivo del correo.
Por ejemplo
- “Information request” → “Solicitud de información”
- “Application for..” → “Aplicación para..”
- “Agenda for meeting..” → “Agenda para la reunión..”
2. Saludo
Tu email debe estar escrito de una manera respetuosa y educada, por lo que es importante que lo comiences con un saludo. Existen muchas maneras de saludar en inglés, pero como se trata de un email formal, debes comenzarlo con “Dear”.
Algunos ejemplos
- Dear Mr./Ms. Jones → Estimado Sr./Sra. Jones
- Dear Dr. Smith → Estimado Dr. Smith
También puedes utilizar la palabra “greetings”, la cual significa “saludos”. Este es más cálido y amistoso.
- Greetings Mr./Ms.Jones → Saludos Sr./Sra. Jones
Si no conoces el nombre de la persona a la que le escribes, pon tu saludo de la siguiente manera:
- Dear Sir/Madam → Estimado Señor/Señora
- To whom it may concern → A quien pueda interesar
3. Contenido
Lo primero que debes hacer al comenzar a redactar el contenido de tu email, es explicar “brevemente” la razón por la que escribes. Esto lo puedes hacer utilizando las siguientes frases:
- “I am writing to..”. Por ejemplo: “I am writing to apply for the position of Marketing Assistant” → “Escribo para aplicar por el puesto de asistente de Marketing”
- “I am writing in reference to..” Por ejemplo: “I am writing in reference to our conversation yesterday..” → “Escribo en referencia a nuestra conversación de ayer..”
- “With reference to..” Por ejemplo: “With reference to our meeting on Friday, I would like to let you know that..” → “En referencia a nuestra reunión del viernes, me gustaría que supieras..”
Si deseas pedir información sobre algo, puedes hacerlo con las siguientes frases y preguntas:
- “Could you please let me know..” Por ejemplo: “Could you please let me know if you can attend to the meeting on Friday?” → “Por favor me podrías decir si puedes asistir a la reunión el viernes?”
- Would you please send me more information about…? → ¿Podría enviarme más información acerca de…?
- I am interested in… and I would like to know… → Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…
Si estás contactando a la persona para darle alguna información, puedes usar cualquiera de las siguientes frases:
- “We’re happy to let you know that..” Por ejemplo: “We’re happy to let you know that your article has been selected for publication” → “Estamos contentos de hacerte saber que tu artículo ha sido escogido para publicarlo”
- “I’m glad to inform you that..” Por ejemplo: “I’m glad to inform you that we are holding our annual conference this month” → “Nos entusiasma informarle que este mes estaremos dando nuestra conferencia anual”
La mayoría de las veces, los emails de trabajo van acompañados de un archivo adjunto, por lo que es importante hacerle saber a la persona que le has adjuntado un archivo. Esto lo puedes hacer de la siguiente manera:
- “Attached please find the documents regarding..” → “Adjunto encontrará los documentos respecto a..”
- “Please find attached the document you requested” → “Adjunto encontrará los documentos que solicitó”
- “I am attaching..” → “Estoy adjuntando..”
Recuerda que los emails no deben ser largos. Intenta ir siempre al grano con lo que deseas comunicar y utiliza una gramática sencilla, sin tiempos verbales demasiado complejos. Además, como se trata de un email de trabajo, evita usar abreviaciones y utiliza un vocabulario formal.
4. Cierre
Para cerrar, puedes agradecerle a la persona la atención que puso en tu email y hacerle saber que estás a la orden para cualquier otra información que necesite o para coordinar alguna reunión.
Algunas maneras de redactar esto:
- “I look forward to hearing from you” → “Espero escuchar pronto de usted”
- “Thank you for your assistance” → “Gracias por su ayuda”
- “If you need further assistance do not hesitate to contact me.” → “Si necesita ayuda adicional, no dude en contactarme”
Por último, finaliza con una frase de despedida y tu nombre o el de la compañía a la que representas. También puedes agregar tu información de contacto, como tu número de teléfono o email personal.
Algunos ejemplos de cláusulas para cerrar:
- “Sincerely,..”
- “Yours sincerely, ..”.
- “Respectfully..”
Recuerda que estas frases las puedes ajustar a tu situación. Ten siempre en cuenta que al terminar de redactar el email, debes revisarlo para descartar cualquier error gramatical. Una buena ortografía es clave para dejar una buena imagen a las personas con las que nos comunicamos.
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